Un séminaire est un évènement organisé par un groupe de personnes faisant autorité, dans le but de réfléchir et d’explorer un sujet particulier. Les séminaires sont organisés dans de nombreux domaines et pour de nombreuses raisons, mais ils ont tous un point commun : une fois que vous avez décidé d’organiser un séminaire, vous devez suivre certaines procédures. Aujourd’hui, nous vous expliquons pas à pas ce qu’il faut savoir pour organiser un séminaire, depuis le choix des intervenants jusqu’au choix du traiteur et du lieu.
Organiser un séminaire : choisir le thème et les intervenants
La toute première chose à faire pour organiser un séminaire est de choisir un thème sur lequel axer l’évènement. Il est possible que l’orateur que vous souhaitez faire intervenir ne soit pas disponible, il faut donc le prévenir des mois à l’avance par téléphone ou par courriel. Cela soulève immédiatement un autre problème. Il est très important que vous fixiez les dates le plus tôt possible afin que l’invité choisi ne doive pas prendre d’autres engagements.
Choisir le lieu
Une fois que vous avez choisi le thème, la date et le conférencier, il est important de réfléchir à l’endroit où vous pourrez accueillir toutes les personnes que vous inviterez. En règle générale, choisissez une salle dotée d’une scène afin que toutes les personnes présentes puissent bien observer l’orateur pendant qu’il parle. Et s’il y a plus d’un orateur, ils doivent être disposés autour d’une table. En outre, n’oubliez pas de prévoir des aménagements pour rendre la journée confortable pour vos invités. Choisissez un lieu doté d’un parking si de nombreux invités viennent en voiture, ou d’une navette aéroport si de nombreux invités viennent en avion.
N’oubliez pas que si votre évènement dure plus d’une journée, il est important de prévoir des chambres pour les nuitées. Enfin, n’oubliez pas les installations ! Veillez à choisir un lieu qui dispose de tout ce dont vous avez besoin, y compris des microphones, des projecteurs et des systèmes de sonorisation. Ainsi, si vous cherchez un lieu de séminaire à Lyon, L’Hermitage de Moly peut très bien convenir. Il propose 5 espaces modulables qui permettent d’accueillir tous les participants dans un confort optimal. En outre, l’endroit se trouve à proximité du centre-ville, ce qui facilite le déplacement des participants. Sans oublier qu’il offre un cadre agréable avec piscine, parc arboré de 2 000 m2, salle de yoga, parking privé, etc. Il est aussi possible de prévoir des repas sur mesure ainsi que diverses activités de team-building. Besoin de davantage de renseignements ? Appelez au 04 78 73 12 85 ou rendez-vous sur place au 99, chemin de Moly, 69230 Saint-Genis-Laval.
Rédigez l’ordre du jour de la journée
Il est très important de rédiger l’ordre du jour. Si possible, envoyez-le par courrier électronique aux participants ou remettez-le au moins le jour de l’évènement. L’ordre du jour doit comprendre tous les discours qui seront prononcés au cours de la journée, ainsi que les heures de début et de fin. Naturellement, l’ordre du jour doit être remis aux orateurs le plus tôt possible, de préférence deux semaines avant l’évènement.
Le programme de la journée doit toujours prévoir des pauses. À moins que l’évènement ne dure plusieurs heures, ce qui peut arriver, essayez de prévoir une pause au moins toutes les deux heures. Cela permettra à vos invités de faire une pause et de se concentrer à nouveau.
Restauration
Nous avons déjà parlé des pauses de l’icône du restaurant, mais il ne s’agirait pas d’une pause sans un petit quelque chose à grignoter. Dans les séminaires de premier ordre, un petit-déjeuner ou un déjeuner de bienvenue est servi, ainsi qu’une petite collation. Ce n’est pas toujours possible, notamment pour des raisons financières, mais l’important est que, si le séminaire dure toute la journée, le déjeuner soit au moins prévu. D’autre part, il est recommandé d’organiser un buffet, ce qui peut se faire rapidement et sans trop de formalités. Un buffet permettra aux invités de manger en moins d’une heure et ne sera pas un fardeau pour eux.
Demander un retour d’information aux participants
Une icône de feedback souvent négligée est la question de ce qui se passe à la fin de la réunion, au moment où tout est terminé. Tout d’abord, il est important de savoir ce que pensent les participants afin de comprendre si les objectifs fixés ont été atteints, s’ils ont aimé les invités que vous avez choisis et, surtout, si le message que vous vouliez faire passer est passé. Obtenir un retour d’information vous aidera à comprendre ce qui s’est bien passé, ce qui s’est mal passé et ce qui pourrait être amélioré.
Vous pouvez demander un retour d’information de trois manières :
- Un questionnaire à la fin du séminaire.
- Créer une enquête sur Internet
- Réaliser une enquête téléphonique.